Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Opetushallinnon akateemiset toimihenkilöt – Utbildningsförvaltningens akademiska tjänsteinnehavare ry (jäljempänä OAT) kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja oat-ry.fin yhteydessä.
1. Rekisterinpitäjä ja tiedot yhteisrekisterin pidosta sekä yhteystiedot
Opetushallinnon akateemiset toimihenkilöt – Utbildningsförvaltningens akademiska tjänsteinnehavare ry (OAT)
Y-tunnus: 1082602-5
Vastaava yhteyshenkilö
Riikka Vacker, oat.yhdistys@gmail.com
OAT on Akavan Erityisalat AE ry:n (jäljempänä AE) jäsenyhdistys ja tätä kautta syntyy yhteisrekisterinpitosuhde. Osapuolet ovat solmineet keskenään Tietosuoja-asetuksen edellyttämän yhteisrekisterinpitäjäsopimuksen. AE huolehtii osana yhteisrekisterinpitoa jäsenrekisterijärjestelmän ylläpidosta ja OATilla on pääsy Akavan Erityisalojen ylläpitämään jäsenrekisteriin oman jäsenistön osalta ja tietoja käsitellään OATin toimesta selosteen mukaisesti.
Akavan Erityisalat AE ry:n (Y-tunnus 0281358–2), joka on OATin kattojärjestö, henkilötietojen käsittelystä voit lukea lisää täältä:
Tietosuojaseloste jäsenille ja sidosryhmille – Akavan Erityisalat.
Rekisterinyhteyshenkilö: Akavan Erityisalojen lakimies Harri Ikonen, Maistraatinportti 4 A 6. kerros, 00240 Helsinki.
2. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely
Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka olet antanut meille, kun liityt jäseneksi, osallistut toimintaamme tai haet jäsenetujamme. Käsittelemme jäsentietoja myös, kun lähetämme uutiskirjeen, tiedotamme tapahtumista tai teemme muuta jäsentiedotusta.
Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:
- perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, tutkinto, yhteystiedot (sähköpostiosoite, kotiosoite, asuinkunta, puhelinnumero)
- jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenlaji, jäsennumero, markkinointiluvat ja -kiellot, työttömyyskassan jäsenyys
- työnantajatiedot, työnantajasektori (kuten: yksityinen, kunta, valtio, korkeakoulu, hyvinvointialue, kirkko, ammatinharjoittaja), ammatti
- jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset
- luottamustehtävät OATissa
- muut antamasi tiedot
- muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella
Tarvittaessa tallennamme tapahtumiin liittyen tiedon osallistumisvalinnasta ja erityisruokavaliosta. Koulutustukeemme liittyen tallennamme koulutusohjelman, jäsenlajin, haettavan apurahan/tuen tarkoituksen ja haettavan summan.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen jäsensuhteen hoitamista, toimintamme harjoittamista, niihin liittyvien tapahtumien järjestämistä tai muuta niihin liittyvää toimintaa varten.
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
1. Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen sekä jäseneksi liittyminen
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista ja niihin liittyvää toimintaa varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen (sopimus).
2. Markkinointi
Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Näillä perusteilla voimme olla sinuun yhteydessä myös maksimissaan 2 vuotta jäsenyytesi päättymisen jälkeen. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 8).
3. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi
Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella raportteja AE:n ja OATin hallitusten käyttöön. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.
4. Lakien noudattaminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.
5. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.
4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
- kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
- sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten.
5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolellle
Emme siirrä jäsentemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Evästeet
Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla oat-ry.fi vain sivujen teknisen toimivuuden turvaamiseksi. Muita kuin teknisesti välttämättömiä evästeitä ei käytetä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi.
7. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Tarpeettomat tiedot hävitetään tietoturvallisuus huomioiden. Yhdistys voi hyvän yhdistystavan mukaan arkistoida jäsenluettelon.
8. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida joko poistaa tai niiden poistaminen voi johtaa siihen, että emme voi tarjota palveluitamme osittain tai kokonaan.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen oat.yhdistys@gmail.com.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/etusivu.
9. Tietoturva
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä toimensa hoitamiseksi.
10. Selosteen muuttaminen
Varaamme oikeuden muuttaa tätä Selostetta. Kulloinkin voimassa olevan Selosteen löydät nettisivuiltamme oat-ry.fi.
11. Ota yhteyttä
Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen oat.yhdistys@gmail.com.